Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara PT Coding Aja Indonesia ("kami") selaku penyelenggara MediRekam memproses data pribadi, sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.

1. Peran Kami

• Data akun pelanggan (pemilik klinik dan staf): kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.
• Data pasien dan rekam medis: klinik pelanggan adalah Pengendali Data Pribadi, sedangkan kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data hanya atas instruksi klinik untuk menjalankan layanan MediRekam.

2. Data yang Kami Proses

• Akun: nama, email, nomor telepon, password (disimpan dalam bentuk hash), NIK dan nomor STR tenaga kesehatan (jika diisi), serta peran di klinik.
• Pasien: identitas (nama, NIK, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, telepon, nomor BPJS), data kesehatan (keluhan, tanda vital, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis ICD-10, tindakan, resep, alergi, golongan darah), dan transaksi pembayaran di klinik.
• Langganan: data order lisensi dan status pembayaran. Data kartu atau rekening tidak kami simpan; pembayaran diproses langsung oleh Midtrans.
• Data teknis dan keamanan: alamat IP, jenis browser, dan jejak audit akses data pasien.

Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk penyelenggaraan rekam medis elektronik dan layanan klinik.

3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan

• Menyelenggarakan rekam medis elektronik, antrian, kasir, dan stok obat klinik. Dasar: pelaksanaan perjanjian dengan klinik serta kewajiban hukum fasilitas pelayanan kesehatan (Permenkes 24/2022).
• Mengirim data kunjungan ke platform SATUSEHAT Kementerian Kesehatan atas aktivasi klinik. Dasar: kewajiban hukum.
• Mengelola akun, lisensi, dan tagihan langganan. Dasar: pelaksanaan perjanjian.
• Menjaga keamanan sistem dan mendeteksi penyalahgunaan. Dasar: kepentingan yang sah dan kewajiban hukum.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menggunakannya untuk iklan, dan tidak melakukan pengambilan keputusan atau profiling otomatis.

4. Pihak Ketiga

• Biznet Gio: penyedia server. Data disimpan di Biznet Gio (pusat data Biznet Technovillage, Bogor, Jawa Barat, Indonesia).
• Midtrans: pemrosesan pembayaran lisensi (hanya data pemilik akun dan nilai order).
• SATUSEHAT, Kementerian Kesehatan RI: penerima data rekam medis sesuai ketentuan, hanya jika diaktifkan oleh klinik.

Seluruh data diproses dan disimpan di Indonesia. Kami tidak mentransfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia.

5. Keamanan Data

• Koneksi terenkripsi HTTPS (TLS).
• Password disimpan dalam bentuk hash; kredensial SATUSEHAT dan kunci pembayaran disimpan terenkripsi.
• Data setiap klinik terisolasi dan tidak dapat diakses oleh klinik lain.
• Hak akses berdasarkan peran. Isi rekam medis hanya dapat dibuka oleh admin klinik, dokter, dan perawat. Pasien hanya dapat melihat riwayatnya sendiri.
• Jejak audit mencatat siapa yang membuka, mencetak, atau mengubah data pasien, beserta waktu dan alamat IP.
• Halaman berisi data pribadi tidak disimpan di cache browser.

6. Masa Retensi

• Rekam medis disimpan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak kunjungan terakhir pasien, sesuai Permenkes 24/2022, atau sesuai instruksi klinik selaku pengendali data.
• Data akun dan tagihan disimpan selama akun aktif dan sesudahnya sepanjang diwajibkan peraturan perpajakan dan akuntansi.
• Setelah masa retensi berakhir, data dihapus atau dianonimkan.

7. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak memperoleh informasi, mengakses dan memperoleh salinan, memperbaiki, meminta penghapusan, menarik persetujuan, serta mengajukan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda. Penghapusan rekam medis dibatasi oleh kewajiban retensi menurut peraturan.

• Pasien mengajukan permintaan kepada klinik tempat berobat. Pasien dengan akun portal dapat melihat riwayat berobatnya secara langsung.
• Pemilik dan staf klinik dapat memperbarui profil melalui menu Profil, atau menghubungi Pejabat Pelindungan Data Pribadi kami.

Permintaan dijawab paling lambat 3 x 24 jam sejak diterima, sesuai UU PDP.

8. Kegagalan Pelindungan Data

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberitahukan secara tertulis kepada klinik terkait, subjek data, dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam sejak diketahui, termasuk data yang terdampak, waktu dan cara kejadian, serta upaya penanganan dan pemulihan.

9. Permintaan Aparat Penegak Hukum

Data pribadi hanya kami berikan kepada aparat penegak hukum atau instansi berwenang berdasarkan dasar hukum yang sah sesuai peraturan perundang-undangan. Untuk data pasien, kami berkoordinasi dengan klinik selaku pengendali data, kecuali dilarang oleh hukum.

10. Kontak Pejabat Pelindungan Data Pribadi

Ida Bagus Ketut Adiyoga
Direktur PT Coding Aja Indonesia
Email: adiyoga@codingaja.com

Pertanyaan, permintaan hak subjek data, maupun laporan dugaan kebocoran data dapat dikirim ke email di atas.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Perubahan penting akan diberitahukan melalui aplikasi atau email, dan tanggal berlaku di bagian atas halaman ini akan diperbarui.